Khai phá tiềm năng của Microsoft 365 Copilot

Chúng ta đang chứng kiến ​​sự khởi đầu của bước nhảy vọt lớn tiếp theo về năng suất. AI sáng tạo được thiết kế để tăng tốc đáng kể việc sáng tạo và tổng hợp nội dung của chúng ta, giải phóng thời gian để tập trung vào công việc sáng tạo, chu đáo và có tác động hơn.

Là tiêu chuẩn thực tế trong số các bộ năng suất, tính phổ biến của Microsoft 365 đặt Microsoft 365 Copilot vào vị trí độc nhất để mang các khả năng GenAI đến trực tiếp với nhân viên trong quy trình công việc hiện tại của họ nhanh hơn, đồng thời với các tính năng quản trị và bảo mật tích hợp sẵn mà các tùy chọn cây nhà lá vườn có thể thiếu.

Tuy nhiên, việc chuẩn bị sẵn sàng môi trường của bạn và cho phép nhóm của bạn hưởng lợi từ Microsoft 365 Copilot sẽ vẫn cần lập kế hoạch và triển khai chu đáo. Dell Technologies là đối tác lâu năm của Microsoft và chúng tôi được trang bị độc đáo để giúp các tổ chức khai thác tiềm năng của Microsoft 365 Copilot, với chiến lược:

• Chuẩn bị dữ liệu của bạn, bao gồm cả những cân nhắc về bảo mật và tuân thủ
• Kích hoạt đúng nhóm người dùng
• Đo lường những gì quan trọng, thiết lập các mức cơ bản về năng suất trước khi bạn bắt đầu

Chuẩn bị sẵn sàng dữ liệu của bạn

Ngoài việc đáp ứng các điều kiện tiên quyết và hướng dẫn kỹ thuật do Microsoft phát hành, trong đó nêu ra các nhu cầu cụ thể về cấp phép, quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu , vệ sinh dữ liệu và quản lý đối tượng thuê, bạn sẽ cần chuẩn bị dữ liệu của mình để Microsoft 365 Copilot có thể truy cập, đảm bảo an toàn nhưng rộng khắp. tiếp cận thông tin doanh nghiệp.

Microsoft 365 Copilot có thể tham khảo càng nhiều thông tin thì càng hữu ích. Chất lượng đầu ra sẽ tốt hơn nếu Microsoft 365 Copilot có thể khai thác dữ liệu và tín hiệu giữa tất cả các dịch vụ Microsoft của bạn, bao gồm cả dữ liệu nằm trong kho lưu trữ SharePoint và OneDrive.

Trọng tâm của các tín hiệu này là Microsoft Graph , một giao diện và bản đồ hợp nhất để truy cập vào nhiều loại dữ liệu và dịch vụ được kết nối với nhau trong bộ Microsoft 365. Tổ chức của bạn có thể cung cấp cho Microsoft Graph một nền tảng vững chắc bằng cách cấu trúc nội dung một cách tối ưu và đảm bảo nội dung quan trọng và phù hợp nhất của bạn được chuyển sang đám mây của Microsoft. Đánh giá này phải bao gồm việc đảm bảo nội dung cũ được lưu trữ và các bản nháp chưa hoàn chỉnh được sắp xếp theo cách có thể dễ dàng loại trừ khỏi khả năng hiển thị của Microsoft 365 Copilot.

Quyền và bảo mật dữ liệu cũng sẽ rất quan trọng đối với tính sẵn sàng của Microsoft 365 Copilot. Các doanh nghiệp sẽ cần đánh giá chặt chẽ các quyền để đảm bảo người dùng có quyền truy cập vào lượng nội dung “đúng”, ngăn chặn dữ liệu nhạy cảm của công ty vô tình được cung cấp cho nhầm đối tượng.

Áp dụng cách tiếp cận cân bằng cẩn thận để quản lý quyền—không quá nhiều nhưng cũng không quá ít—sẽ nâng cao kết quả đồng thời giảm thiểu rủi ro khi truy cập quá mức. Bạn có thể sử dụng các công cụ tuân thủ, chẳng hạn như Microsoft Purview, để đánh giá dữ liệu của mình và kiểm soát mức độ hiển thị bằng nhãn, chính sách và thẻ.

Đưa Microsoft 365 Copilot vào tay đúng người

Chúng tôi tin rằng GenAI có thể có tác động có ý nghĩa đối với toàn bộ lực lượng lao động. Tuy nhiên, một số vai trò sẽ nhận được mức tăng năng suất cao hơn từ Microsoft 365 Copilot. Điều quan trọng là xác định những người dùng và phong cách làm việc nào trong tổ chức sẽ được hưởng lợi nhiều nhất và ưu tiên những nhân viên này để có quyền truy cập vào Microsoft 365 Copilot.

Theo hướng dẫn chung, những nhân viên tạo và tổng hợp nội dung có thể sẽ được hưởng lợi nhiều nhất trong các trường hợp sử dụng ban đầu của Microsoft 365 Copilot. Ví dụ: nhóm tiếp thị và sản phẩm có thể sử dụng nó để tăng tốc độ tạo ra các sản phẩm và khám phá những hiểu biết sâu sắc cũng như mối tương quan nhanh hơn nhiều.

Sau khi xác định những người dùng ưu tiên của bạn và nhu cầu của họ, một trong những khía cạnh quan trọng nhất về tính hiệu quả của Microsoft 365 Copilot sẽ là đảm bảo họ được trang bị kiến ​​thức và khả năng sử dụng nó một cách hiệu quả trong các ứng dụng của mình. Một kế hoạch đào tạo và giao tiếp chu đáo, phù hợp với vai trò của người dùng và bao gồm các khái niệm kỹ thuật nhanh chóng, là cần thiết như một phần của chương trình quản lý thay đổi và áp dụng lớn hơn. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên tạo mạng lưới những người tiên phong để tạo điều kiện cho sự hợp tác ngang hàng.

Đo lường hiệu quả đầu tư của bạn

Giống như mọi khoản đầu tư công nghệ lớn, các tổ chức cần một cách để theo dõi và đo lường tác động của GenAI. Vì Microsoft 365 Copilot được thiết kế để cải thiện năng suất nên các doanh nghiệp cần thiết lập đường cơ sở về năng suất làm điểm tham chiếu chính trước khi triển khai.

Để đo lường hiệu quả khái niệm mang tính sắc thái như năng suất, doanh nghiệp nên xem xét cả phép đo định lượng và định tính. Các chương trình đo lường trải nghiệm chính thức mang lại kết quả tốt nhất về mặt định lượng vì chúng điều chỉnh tầm nhìn ban đầu với kết quả mong muốn.

Các công cụ gốc trong Microsoft 365 là điểm khởi đầu tốt để có được thông tin chuyên sâu cơ bản. Ví dụ: điểm áp dụng và phân tích mức sử dụng của Microsoft có thể giúp định lượng cách tổ chức của bạn thực hiện công việc trên các danh mục năng suất và trải nghiệm kỹ thuật được xác định trước. Microsoft Viva Insights là một giải pháp khác có thể cung cấp các số liệu năng suất hữu ích.

Tuy nhiên, việc đo lường sản lượng tuyệt đối tự nó sẽ không mang lại một đường cơ sở có ý nghĩa. Phân tích định tính rất quan trọng và có thể được giải quyết bằng cách đo lường cảm tính, thường bao gồm các công cụ khảo sát không xâm phạm, hỏi người dùng những câu hỏi đơn giản sau khi triển khai.

Ví dụ: phân tích này có thể giúp xác định xem Microsoft 365 Copilot đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian cho nhân viên khi tạo bản trình bày mới hoặc mức độ hữu ích của công nghệ này trong việc giảm thời gian đọc và trả lời email. Khuyến nghị của tôi là ngay cả những câu hỏi về tình cảm cũng nên mang tính định lượng – hãy hỏi xem bạn đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian thay vì hỏi liệu thời gian có được tiết kiệm hay không.

Để giúp các doanh nghiệp thực hiện quy trình này, Dell cung cấp dịch vụ Trải nghiệm nhân viên kỹ thuật số  để thiết lập các phép đo cơ bản và giám sát tác động của thay đổi công nghệ đối với tổ chức của họ.

Bạn đã sẵn sàng sử dụng Microsoft 365 Copilot chưa?

Khi các tổ chức cân nhắc đầu tư vào Microsoft 365 Copilot, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu sớm các hoạt động sẵn sàng để bắt đầu vận hành với công nghệ thay đổi cuộc chơi này.

Dell Technologies là nhà cung cấp giải pháp toàn diện sẵn sàng hỗ trợ sự sẵn sàng của Microsoft 365 Copilot, bao gồm các thỏa thuận cấp phép cho Microsoft 365 Copilot và các sản phẩm phần mềm khác của Microsoft. Sau khi được cấp phép, Dịch vụ Dell sẵn sàng giúp chuẩn bị cho cả môi trường và nhân viên của bạn về AI tổng hợp và Microsoft 365 Copilot.

Các kế hoạch sẵn sàng toàn diện của chúng tôi bao gồm hướng dẫn kỹ thuật, cân nhắc quản trị dữ liệu, chiến lược áp dụng, v.v. để giúp doanh nghiệp của bạn tận dụng tối đa các công nghệ mới nổi nhanh nhất có thể.